你還記得中文的書信格式該怎麼寫嗎?在網路發達的時代,我們傳送訊息、交代事項只要按按鍵盤,甚至用語音口述就可以輕鬆傳達意思。不過,如果今天在公家機關要撰寫正式的公文請求上級過目,或是要準備DSE中文卷三考試的時候,就不得不按照正確的書信格式來書寫了!
正確的中文書信寫作除了講求一定的格式,對於身分、階級、年齡也有相對應的規範和用語。如果書信用語應用錯誤,也可能影響後續的人情往來關係,不得不留意。尤其現在人習慣用網路發訊息,很少寫書信。想要考進公家機關,或是準備DSE中文寫作的考生,建議更需要平日刻意練習,熟悉正確的書信格式來寫作。以下提供公函、私函書信寫作範例,並介紹中文書信的注意事項和常見錯誤給大家,希望大家都能按照規範正確地撰寫。
Table of Contents
Toggle書信應用範圍
現代人還會寫書信嗎?雖然現代我們經常用手機聯繫,但在祝賀、弔唁等許多正式的場合,書信還是少不了的。書信可說是自古以來最常撰寫的一種作文形式,而且書信的運用範圍很廣泛,舉凡你想像得到的私人上的聯繫,或是公務上的交涉、商討、回報、祝賀、慰問、求職等等,都可能會用到書信溝通。
書信也依照你溝通的對象、目的、場合,延伸出一些不同的的格式和用語。書信又依照身分區分成私函與公函。私函是指以「個人」的身分,與身邊的人互通往來的書信;公函則是以你工作上「營業單位的身分」,為了聯繫或解決公務上的事項所撰寫的書信。有時候DSE卷三的考題也會要求考生依據不同場合、目的撰寫書信,建議考生要多熟悉一般的私函、公函書信,以及公開信等其他類型的信件的書寫方式。以下針對考試中較常見的私函與公函書信的格式,並提供一些範例給考生參考。
書信格式
正式的中文書信通常包含了稱謂語、開首應酬語、正文、結尾應酬語、祝頌語、署名與日期共七個部分。不過在撰寫書信時,首先要做的是確立自己的撰寫立場(是私人請託或是代表公司機構),也要考量到寄信人與收信人之間的輩分、關係等差異,才能下筆。因為不同的撰寫立場跟身分,都會影響到書信所使用的用語與格式。舉例來說,像是撰寫公函信就可以省略掉開頭應酬語,直接討論公事;私函則不能省下開首與結尾應酬語,在使用稱謂語也需要格外謹慎。以下接續為大家整理私函與公函信在格式上的差異。
私函書信格式

- 稱謂語
稱謂語是寄信人對收信人的稱呼。私函的稱謂語更注重寄信人和收信人之間的輩分和關係,因此稱呼語要符合長幼有序的規範。現代的書信已經不像古代如此講究,但是大致上還是可按照以下方式撰寫為宜。- 如收信人是長輩:長輩包含家族上的長輩,以及師長、工作上的主管等。稱謂語可以一般關係稱呼,或使用「姓+關係」、「姓+職稱」方式稱呼。範例:王伯母、陳里長
- 如收信人是平輩、晚輩:可以
- 開首應酬語
開首應酬語算是引導到正文之前的「招呼語」,主要目的是向收信人表達關切、問候。開首應酬語以合乎禮儀的「一句話」來撰寫即可,通常是一般性的問候,也可以從雙方熟悉的範圍來撰寫。常見的開首應酬語例句:「好久沒連繫了,最近過得如何?」、「近來身體還好嗎?」
- 正文
正文就是寄信人向收信人欲傳達的內容。撰寫時注意文章內容通順、用字無誤之外,建議內文要清楚交代寫信的原因與目的,撰寫順序也可以按照事情的輕重緩急來撰寫。如果有事情想請對方協助,可以在最後一個段落,簡潔明瞭地重申想請對方協助的事項。
- 結尾應酬語
有了開首應酬語,結尾也不能少了應酬語。結尾應酬語是加在正文結束後,可以另起一行撰寫,也可以直接接在正文之後撰寫。結尾應酬語多半是以1~2句話,用來關心對方的生活,或是表達期盼、等候對方回覆。常見的結尾應酬語例句:「請多保重身體」、「靜候您的回覆」。
- 祝頌語
祝頌語就是寫給收信人的祝福與問候。祝頌語當中的祝語(例如:敬請)可緊接正文,也可另行空兩格書寫;但頌語(鈞安)則必須在另一行頂格書寫。祝頌語也會依照寄信語收信人之間的輩分和關係來使用,一般對長輩常見的祝頌語包含:敬請 鈞安、恭敬 崇安、恭請、敬候等用語。
- 日期
無論是私函還是公函,在書信上正式日期寫法是依照年、月、日的順序撰寫,順序不能顛倒。不過在私函書信,日期的寫法已經不像過去的要求如此嚴格。視寄信人與收信人的交情而定,寄信人可以只留下「月份+日期」,或留下「年份+月份」。
✔️ 日期正確寫法:二○二二年五月二十一日
公函格式
前稱式公函信

- 稱謂語
前稱式公函類似私函信件,在上段會保留稱謂語,但正文之後就沒有 結束語。如果公函是寄給某一個機構,可以直接寫上收信人的機構名稱與職銜,再接上先生或女士即可,若不清楚對方的性別,可以寫上「執事單位」。
- 正文
正文為欲傳達給收信機構的聯絡事項,撰寫時請寫發件目的,並維持文字精煉、條列清楚、層次分明的原則。如正文內容較多,可以在上款與正文之間置中的位置加上標題,來說明信件的主題。由於公函是討論公務往來的正式信件,為了不失禮儀,在正文內有稱呼對方、第三方、自己的機構的場合時,也記得要考量到機關之間的關係選擇適當的用語,可參考下表。
稱謂語 | 使用場合 | 使用時機 | 範例 |
鈞 | 稱呼對方 | 下級機關對上級機關,彼此之間有隸屬關係時使用 | 鈞部、鈞院 |
大 | 稱呼對方 | 下級機關對上級機關,彼此之間無隸屬關係使用 | 大局、大處 |
貴 | 稱呼對方 | 平行或上級機關對下級機關使用,或機關與人民團體使用 | 貴公司、貴單位 |
臺端 | 稱呼對方 | 上級對下級(如:機關對屬員或人民)時使用 | |
鈞長、鈞座 | 稱呼對方 | 下級對上級,彼此之間有隸屬關係時使用 | |
先生、女士 | 稱呼對方 | 機關單位對人民使用 | |
本 | 稱呼自己 | 機關單位自稱時使用 | 本部、本院 |
職 | 稱呼自己 | 屬員對長官或下級對上級自稱,彼此有隸屬關係時使用 |
- 祝頌語
公函信件不一定要寫上祝頌語,而是依照用途跟目的而定。通常求職、申請、致謝為目的的公函信會寫上祝頌語,投訴信則不會。簡單來說,公函的祝頌語可依照寫信的目的與態度,來決定是否要書寫,如果你想表示比較堅決強硬的態度,沒有寫祝頌語也無妨。
如要寫上祝頌語,公函的祝語可以緊接著正文撰寫,也能在另一行空兩格書寫;頌語則一定要在另一行空兩格書寫。
- 署名
由於公函是正式文件,建議寄信人要寫上全名,也可寫上寄信人的機構和職稱。當然,如果是私人名義寄信,光單憑全名不容易知道來信人是誰的場合,也可以寫下自稱的名份、所屬機構名稱和啟告語。例如:○○單位(本名)敬上、會員(本名)啟
- 日期
與私函不同的是,公函的日期都需要另行頂格書寫。日期也需要依序寫上年份、月份、日期,順序不得顛倒,或是缺少(只留年份+月份,或是月份+日期的方式都不正確)
後稱式公函

- 發端語 + 正文
不直接稱謂對方,而是以「發端語」作為開頭,之後就接續撰寫公函的正文。發端語分別有兩種:致信時寫「敬啟者」,回信時寫「敬覆者」。
- 結束語:此致
不同於前稱式公函,後稱式的公函書信,在正文之後會續接「此致」來作結,在結束語之後才會寫下收信人的職銜、姓名。此致的意思代表:寄信人要表達的事情到此結束,只有後稱式公函信才會用到結束語。
- 署名
由於公函是正式文件,建議寄信人要寫上全名,也可寫上寄信人的機構和職稱。當然,如果是私人名義寄信,光單憑全名不容易知道來信人是誰的場合,也可以寫下自稱的名份、所屬機構名稱和啟告語。例如:○○單位(本名)敬上、會員(本名)啟
- 日期
與私函不同的是,公函的日期都需要另行頂格書寫。日期也需要依序寫上年份、月份、日期,順序不得顛倒,或是缺少(只留年份+月份,或是月份+日期的方式都不正確)
公函與私函差異

可以看出私函與公函因為寫信的對象與目的不同,書信格式和規範上也有不少差異。簡單來說,私函是根據私人目的寫給較熟識的親朋好友,雖然稱謂語、應酬語等七個部分都需要寫上,但整體來說,內文的形式可以更自由地書寫,也能帶入較多感情;公函則是「代表著機關單位的身分」執行公務或商務的溝通使用,因此撰寫正文時更要以「清楚明確」跟「簡單扼要」為原則,內容較多時也可採用分段書寫來表明目的。考生練習DSE的公函書信寫作時,可以照著「重理大於情」的原則,採論說文方式撰寫。關於私函與公函的更多差異我們整理如下表,建議考生只要記住私函與公函在撰寫用途上的差異,便能知道撰寫要領為何。
私函 | 公函 | |
撰寫目的 | 私人用途 | 公務或商務用途 |
稱謂語 | 需要 修飾語+姓名+身分(依輩分可省略修飾語或身分) |
需要 按格式而定,可採後稱式或前稱式 |
開首應酬語 | 需要 表達關心的一句話語,串接正文前使用 |
可省略 |
正文 | 需要 依照欲提及內容來撰寫,撰寫內容無大忌諱 |
需要 照公務商討內容撰寫,之外的事(私人事情)勿寫入 |
結尾應酬語 | 需要 表達對收信人的期盼或等候回覆時使用,作為正文的收尾 |
可省略 或可使用「謹此敬告」、「專此」作結 |
祝頌語 | 需要 表達對收信人的祝福與問候 |
不一定需要 視信件的用途、語氣態度而定 |
署名 | 需要 自稱 + 姓名 + 啟告語 (啟告語可以省略) |
需要 自稱+姓名+啟告語(自稱與啟告語可省略),建議寫全名 |
日期 | 需要 留下日期的格式沒有太大限制 |
需要 需要依照年份、月份、日期的順序寫下日期 |
書信常用詞彙

撰寫中式書信時,需要考量寄信與收信人的關係與輩分來選用正確的詞語,以免弄錯貽笑大方。不過現代這些詞語已經很少用在我們的對話當中,不加以練習的話,確實挺容易混淆。建議考生想要正確使用書信用語的話,就先熟記以下介紹的稱謂語、祝頌詞等常用詞彙吧!
稱謂語
稱謂語是寄信人對收信人的稱呼,在使用上有3個大原則可記住,包含:
- 稱呼他人長輩、晚輩時,使用「令」+關係。例如:令尊、令堂。
- 稱呼自己長輩,或是比自己年長的平輩,使用「家」+ 關係。例如:家父、家姊。如長輩已歿,則改為「先」+ 關係。例如:先父、先母。
- 稱呼自己的平輩,或是比自己年幼的平輩時,使用「舍」+ 關係。例如:舍弟、舍妹。
在DSE考試中,還有其他幾個常見稱謂語可參考下表:
常用稱謂語 | 關係(詞語意思) |
賢喬梓 | 稱呼對方父子 |
愚父子 | 自稱父子 |
賢昆仲 | 稱呼對方兄弟 |
賢昆玉 | 稱呼對方兄弟 |
愚兄弟 | 自稱兄弟 |
賢伉儷 | 稱呼對方夫妻 |
愚夫婦 | 自稱夫妻 |
提稱語
提稱語接在稱謂語之後,例如:父親大人膝下,當中的「膝下」即提稱語。提稱語有「請示收件人讀信」的用意所在。
適用對象 | 適用的提稱語 |
父母(或祖父母) | 膝下、膝前 |
一般長輩 | 尊鑒、尊前、尊右、賜鑒、鈞鑒 |
師長 | 尊鑒、尊前、函丈、講座、壇席 |
平輩 | 大鑒、惠鑒、台鑒、左右、足下 |
晚輩 | 如握、如面、如晤、知悉、青鑒、青覽 |
政界 | 鈞座、台座、台鑒、勛鑒 |
君界 | 鈞座、鈞鑒、麾下 |
教育界 | 撰席、講座、座右、塵次、有道 |
祝頌語
多用於私函,表達寄信人對收信人的祝福與關懷使用,一樣會依照輩分使用上有所差異,可參考下表。
適用對象 | 適用的祝頌語 |
父母(或祖父母) | 叩請 金安、敬請 金安、敬請 福安 |
一般長輩 | 恭請 鈞安、敬頌 崇祺、敬請 崇安 |
師長 | 敬請 道安、恭請 誨安 |
平輩 | 順頌 時綏、順頌 時祺、敬請 台安 |
晚輩 | 順問 近祺、即頌 刻好、順問 近好 |
政界 | 恭請 鈞安、敬請 勛安 |
君界 | 恭請 麾安、敬請 戎安 |
教育界 | 即頌 文祺、敬請 學安 |
署名末啟詞
寫在署名之後的用詞,讓收信人得知誰寄信。例如:兒○○叩上,當中的「叩上」即為署名末啟詞。通常現代書信只要寫上自己的姓名即可,自稱與署名末敬詞可省略。但如果要寫自稱的話,記得字體上挑略小且偏又書寫。如果要寫上末敬詞,也一樣需要依照輩分關係來使用,可參考下表。
適用對象 | 適用的末啟詞 |
父母(或祖父母) | 敬稟、叩上 |
一般長輩 | 敬上、謹上 |
師長 | 敬上、謹上 |
平輩 | 謹啟、敬啟 |
晚輩 | 示、手書 |
中文書信常見錯誤與注意事項

雖然和古時候相比,現代人撰寫中文書信時已經沒有這麼嚴苛的規矩要遵守了。不過撰寫中文書信依然要合乎禮節,才不會顯得失禮。另一方面,DSE中文卷三也曾經以撰寫中式書信作為寫作考題,對於正在準備DSE的考生來說,這部分也需要實際演練,才能增加書信寫作的熟練度。以下整理出撰寫中文書信時的基本注意事項與常見錯誤,如果你準備DSE的考生,建議更要留意書信撰寫的注意事項,才不會在關鍵時刻出差錯。
中文書信撰寫基本注意事項
- 開頭的稱謂語要寫在第一行頂格書寫,以示尊敬。
- 寫信給長輩時,「平抬」必須換行頂格書寫,「挪抬」時,在長輩前空一格。如:「吾師」、「吾兄」
- 書信應避免一行一字,一頁一行
- 人名或字號,要在同一行書寫,不可拆開來
- 在私函署名時通常只寫名,不寫姓;但對於關係較疏遠之人,署名可以用連名帶姓來撰寫,尤其其撰寫公函信時請以連名帶姓署名為宜。
- 書信正文內容較多時,可以分段撰寫。公函的正文如有需分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。而機關全銜、受文者、本文等應採用大字體,以呈現醒目效果。
撰寫中文書信的5大常見錯誤
常見錯誤1:以「中英夾雜」的方式撰寫上款
或許是現代書寫英文email的場合與機會變多了,在撰寫正式的中文書信時,許多人會不小心用中英夾雜的方式來書寫,尤其在撰寫上款時這樣的錯誤特別多。英文email常見的寫法是:「Dear ○○○ Sir/Madam, 」直譯為「致親愛的○○○ 先生/女士」。但如果撰寫中文書信時,比照這樣的概念去寫上款,就會有幾錯誤的地方,整理如以下:
- 中文書信的稱謂語,前面不要添加任何字,例如:「致」、「給」
- 中文書信的稱謂語之後接的標點符號,請使用冒號(:),而不是英文書信的逗號(,)
- 收信人如果是長輩,就不宜直呼姓名,也可以使用尊稱表達尊敬。例如:敬愛的王老師
- 如撰寫前稱式公函,可依照收信人的身分,在姓名後加上知照語。例如:台鑒、雅鑒、道鑒
依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:
✔️ 正確:維景灣畔物業管理黃女士雅鑒:
常見錯誤2:公函的日期不合乎規範
一般來說,撰寫私函郵件時,日期沒有嚴格要求要如何撰寫。不過撰寫公函郵件時,日期就必需按照「年份、月份、日期」的順序來撰寫,並且記得要要另啟一行頂格書寫,才是正確的寫法。此外,也建議統一日期寫法,一律使用中文字撰寫。中英夾雜的方式像是「2021年9月18日」相對的沒有這麼正式,在撰寫正式公函時請留意。
依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:
✔️ 正確:二○○九年六月七日
常見錯誤3:前稱式與後稱式公函的格式搞錯
公函的格式有分成「前稱式」與「後稱式」兩種,一般來說以「後稱式」的寫法是最正式的。兩者之間的差異在於前稱式會在信件的上款稱呼收信人;而後稱式則是一律以「敬啟者」等發端語作為開頭,將收件人的職銜與名字放在結束語的下一行,頂格書寫。
無論哪一種寫法,公函信件內一次只會出現一次「稱謂語」。但有許多人在公函信件開頭稱呼對方,在結束語之後又寫上收信人職銜與姓名,等於是混合了前稱式與後稱式的寫法,收信人的名字出現了兩次,實際上卻沒有這種寫法,請特別注意。
依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:
- 錯誤範例

- 正確範例

常見錯誤4:祝頌語位置寫錯
祝頌語是許多人撰寫中文書信感到頭痛的部分。許多人經常忘了將頌詞空一行,或是撰寫後稱式公函時,在此致之後又添加祝頌詞,實屬畫蛇添足一舉。其實祝頌詞又可以細分成「祝詞」與「頌詞」。兩者撰寫的位置與寫法分別為以下:
- 祝語:有兩種寫法。可以緊接著正文寫,或是在下一行空兩格的位置寫上祝福語。
- 頌語:只有一種寫法,一定要另起一行頂格書寫。
此外,撰寫公函時如果上款挪到信末(撰寫後稱式公函),祝頌語就不需要撰寫。一般來說,公函為了表達正式嚴肅的語氣,所有的祝頌詞其實都可以省略不寫。
依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:
- 錯誤範例

- 正確範例

常見錯誤5:正文內的稱謂沒有替換
很多人熟記了稱謂語、祝頌語、結尾敬語等用詞,卻忘了如果要撰寫公函,或是比較正式的中文書信,正文內的稱謂也要記得替換,才能正確的表達你對收信人的敬意。以下列出常見的稱謂替換用語,也可參考在公函書信格式整理的表格。其實有些用語至今我們依然會使用,不會難記,只要考生稍加留意並經常使用,都能寫出合乎禮貌且充滿敬意的正式書信。
- 稱呼對方:您、先生、台端、閣下
- 稱呼自己:我、本人
- 稱呼對方機構:以「貴」+ 機構的方式撰寫,「貴」字前須空一格,以示尊重。例如:貴公司、貴校、貴廠
- 稱呼自己機構:以「敝」+ 機構的方式撰寫。例如:敝公司、敝校、敝院
- 稱呼對方的意見:高見、偉論
- 稱呼自己的意見:愚見、淺見
書信範例
看完中文書信格式和規範,是否你也掌握到了中文書信格式的技巧了呢?像是我們平常會使用到的私函信件,就是個人名義書寫,因此在用語方面需要依照雙方關係,寫出正確的稱謂語、應酬語等用詞,正文可以重情大於理;公函則代表公家機構撰寫,寫信是為了商討事宜,因此正文內容要重理大於情,格式上又分成「前稱式」跟「後稱式」,稱呼別人的用語也跟私函有所不同。
DSE的考生看完上述介紹,想打鐵趁熱加緊練習書信寫作的話,可以參考更多私函與公函信件的範例,並實際練習書寫!以下也提供幾個完整的私函、公函的書信範例,並附上歷屆DSE中文卷三的考題讓考生練習!
私函信件撰寫範例1

私函信件撰寫範例2

公函信件撰寫範例1 – 前稱式

公函信件撰寫範例2 – 後稱式

書信格式隨堂考
書信也是階段考試中最常出現的考題之一。由於正式書信有許多用語、書寫位置、格式,也能從中變化出許多類型的考題,考驗學生對於書信格式的理解程度與運用程度。以下整理一些書信考題與相關的資源,建議準備DSE的考生可先從以下5個題目先小試身手,檢視一下自己目前對書信格式的理解程度如何。
書信考題類型1:撰寫公開信
題目:香城中學「走出教室學習日」即將舉行,請以學生會「學習日工作小組」主席寧樂行的身分,撰寫公開信一封,向全體同學介紹走出教室應有的學習態度,並指出與該態度相呼應的活動,然後說明該態度對於走出教室學習的重要性;再選擇其中一種認識香城漁村文化的活動行試,舉出兩個原因,加以論證。(全文不得少於500字,標點符號計算在內,並須用書面語撰寫。)
題目來源:2018年DSE中文卷三示例下載
書信考題類型2:撰寫公函信件
題目:試以爾雅中學圖書館學會主席潘悅悅的名義,撰寫書信一篇,向校長李樂陶會報本學年圖書館周的特色,以及與特色相呼應的活動,並分別說明這些活動如何吸引同學閱讀,再選擇其中一個推薦書單,舉出推介該書單的兩個原因,並加以論證。(全文不少於500字,標點符號計算在內,並須用書面語撰寫)
題目來源:2016年DSE中文卷三示例下載
書信考題類型3:辨別書信用語 (非DSE考題類型)
練習題:試分辨下列的人士該用甚麼知照語。
知照語 | 對方身份 |
---|---|
1. 鈞鑒( ) | A. 師長、宗教界 |
2. 尊鑒( ) | B. 部門主管、政界 |
3. 懿鑒( ) | C. 高年女性 |
4. 台鑒( ) | D. 一般尊長 |
5. 道鑒、道席( ) | E. 一般情況 |
題目來源:香港理工大學公函書信考題
書信考題類型4:語體文與文言用語之間的轉換 (非DSE考題類型)
練習題:撰寫公函信件時,請將白話文轉換成文言用語。
語體文 | 文言用語 |
---|---|
1. 剛剛看到報紙 | |
2. 你的來信收到了 | |
3. 深深感到抱歉 | |
4. 如果得到你的答應 | |
5. 非常感激 | |
6. 希望你能告訴我 | |
7. 希望你能回覆 | |
8. 希望你能原諒 |
題目來源:香港理工大學公函書信考題
書信考題類型5:辨別書信格式 (非DSE考題類型)
練習題:分辨下面兩封信的格式有何不同

題目來源:香港理工大學公函書信考題
書信考題、DSE中文卷三歷屆試題資源下載
從上述變化多端的考題可以得知,考生如果只是死背這些書信用語,在轉換文言用語的部分就不容易拿下分數。建議想在DSE中文科拿下高分的學生,如果想要靈活使用這些用語,就要勤做書信考題,也要多用書面語實際撰寫作文,才能加深你對這些格式與用語的熟練度。以下整理一些書信考題,以及DSE歷屆中文卷三的書信寫作試題讓大家練習。
DSE中文書信考題奪分要訣:平時多撰寫書信語

看完上述介紹的中文書信格式規範,對於書信寫作是否更有概念了呢?雖然中文書信該記住的格式、用語繁多,但有些格式至今我們都曾使用過,而且相對於過去,很多嚴謹的規範已經沒有這樣嚴格要求了。考生只要謹記這些用語並常常練習,基本上都不會失分。
不過,也提醒正在準備DSE中文科的考生,書信寫作題目可不是只有撰寫一般的私函書信而已。近年來尤其在中文卷三,舉凡覆函、投訴信、公開信、自薦信等各種類型的書信也列入DSE中文考題。考生不僅要熟記上述的書信格式和用語,更要懂得在這些規範之下,因應不同的書寫目的,寫出邏輯清晰、語句通順,具有個人論證的正文,才是在中文卷三拿下高分的關鍵。
建議考生可以從DSE中文的歷屆試題,或是針對不同的書信主題多練習,再找老師或中文家教批閱。透過不斷練習,能夠靈活運用上述的書信格式和用語之外,也能強化你透過文字論證、整合和表達組織的能力,更能在變化多端的書信考題裡,穩穩拿下分數!
全文參考自:香港教育局
延伸閱讀
→【DSE卷三】中文綜合格式5**秘笈!(語境意識+寫作攻略)