詳細書信格式教學丨格式、範本、常用詞彙大統整!

你還記得中文的書信格式該怎麼寫嗎?在網路發達的時代,我們傳送訊息、交代事項只要按按鍵盤,甚至用語音口述就可以輕鬆傳達意思。不過,如果今天在公家機關要撰寫正式的公文請求上級過目,或是要準備DSE中文卷三考試的時候,就不得不按照正確的書信格式來書寫了!

正確的中文書信寫作除了講求一定的格式,對於身分、階級、年齡也有相對應的規範和用語。如果書信用語應用錯誤,也可能影響後續的人情往來關係,不得不留意。尤其現在人習慣用網路發訊息,很少寫書信。想要考進公家機關,或是準備DSE中文寫作的考生,建議更需要平日刻意練習,熟悉正確的書信格式來寫作。以下提供公函、私函書信寫作範例,並介紹中文書信的注意事項和常見錯誤給大家,希望大家都能按照規範正確地撰寫。

書信應用範圍

現代人還會寫書信嗎?雖然現代我們經常用手機聯繫,但在祝賀、弔唁等許多正式的場合,書信還是少不了的。書信可說是自古以來最常撰寫的一種作文形式,而且書信的運用範圍很廣泛,舉凡你想像得到的私人上的聯繫,或是公務上的交涉、商討、回報、祝賀、慰問、求職等等,都可能會用到書信溝通。

書信也依照你溝通的對象、目的、場合,延伸出一些不同的的格式和用語。書信又依照身分區分成私函與公函。私函是指以「個人」的身分,與身邊的人互通往來的書信;公函則是以你工作上「營業單位的身分」,為了聯繫或解決公務上的事項所撰寫的書信。有時候DSE卷三的考題也會要求考生依據不同場合、目的撰寫書信,建議考生要多熟悉一般的私函、公函書信,以及公開信等其他類型的信件的書寫方式。以下針對考試中較常見的私函與公函書信的格式,並提供一些範例給考生參考。

書信格式

正式的中文書信通常包含了稱謂語、開首應酬語、正文、結尾應酬語、祝頌語、署名與日期共七個部分。不過在撰寫書信時,首先要做的是確立自己的撰寫立場(是私人請託或是代表公司機構),也要考量到寄信人與收信人之間的輩分、關係等差異,才能下筆。因為不同的撰寫立場跟身分,都會影響到書信所使用的用語與格式。舉例來說,像是撰寫公函信就可以省略掉開頭應酬語,直接討論公事;私函則不能省下開首與結尾應酬語,在使用稱謂語也需要格外謹慎。以下接續為大家整理私函與公函信在格式上的差異。

私函書信格式

私函書信格式
  • 稱謂語
    稱謂語是寄信人對收信人的稱呼。私函的稱謂語更注重寄信人和收信人之間的輩分和關係,因此稱呼語要符合長幼有序的規範。現代的書信已經不像古代如此講究,但是大致上還是可按照以下方式撰寫為宜。

    • 如收信人是長輩:長輩包含家族上的長輩,以及師長、工作上的主管等。稱謂語可以一般關係稱呼,或使用「姓+關係」、「姓+職稱」方式稱呼。範例:王伯母、陳里長
    • 如收信人是平輩、晚輩:可以
  • 開首應酬語
    開首應酬語算是引導到正文之前的「招呼語」,主要目的是向收信人表達關切、問候。開首應酬語以合乎禮儀的「一句話」來撰寫即可,通常是一般性的問候,也可以從雙方熟悉的範圍來撰寫。常見的開首應酬語例句:「好久沒連繫了,最近過得如何?」、「近來身體還好嗎?」
  • 正文
    正文就是寄信人向收信人欲傳達的內容。撰寫時注意文章內容通順、用字無誤之外,建議內文要清楚交代寫信的原因與目的,撰寫順序也可以按照事情的輕重緩急來撰寫。如果有事情想請對方協助,可以在最後一個段落,簡潔明瞭地重申想請對方協助的事項。
  • 結尾應酬語
    有了開首應酬語,結尾也不能少了應酬語。結尾應酬語是加在正文結束後,可以另起一行撰寫,也可以直接接在正文之後撰寫。結尾應酬語多半是以1~2句話,用來關心對方的生活,或是表達期盼、等候對方回覆。常見的結尾應酬語例句:「請多保重身體」、「靜候您的回覆」。
  • 祝頌語
    祝頌語就是寫給收信人的祝福與問候。祝頌語當中的祝語(例如:敬請)可緊接正文,也可另行空兩格書寫;但頌語(鈞安)則必須在另一行頂格書寫。祝頌語也會依照寄信語收信人之間的輩分和關係來使用,一般對長輩常見的祝頌語包含:敬請 鈞安、恭敬 崇安、恭請、敬候等用語。
  • 日期
    無論是私函還是公函,在書信上正式日期寫法是依照年、月、日的順序撰寫,順序不能顛倒。不過在私函書信,日期的寫法已經不像過去的要求如此嚴格。視寄信人與收信人的交情而定,寄信人可以只留下「月份+日期」,或留下「年份+月份」。
日期錯誤寫法:二十一日五月二○二二年
✔️ 日期正確寫法:二○二二年五月二十一日

公函格式

前稱式公函信

前稱式公函信
  • 稱謂語
    前稱式公函類似私函信件,在上段會保留稱謂語,但正文之後就沒有 結束語。如果公函是寄給某一個機構,可以直接寫上收信人的機構名稱與職銜,再接上先生或女士即可,若不清楚對方的性別,可以寫上「執事單位」。
  • 正文
    正文為欲傳達給收信機構的聯絡事項,撰寫時請寫發件目的,並維持文字精煉、條列清楚、層次分明的原則。如正文內容較多,可以在上款與正文之間置中的位置加上標題,來說明信件的主題。由於公函是討論公務往來的正式信件,為了不失禮儀,在正文內有稱呼對方、第三方、自己的機構的場合時,也記得要考量到機關之間的關係選擇適當的用語,可參考下表。
稱謂語 使用場合 使用時機 範例
稱呼對方 下級機關對上級機關,彼此之間有隸屬關係時使用 鈞部、鈞院
稱呼對方 下級機關對上級機關,彼此之間無隸屬關係使用 大局、大處
稱呼對方 平行或上級機關對下級機關使用,或機關與人民團體使用 貴公司、貴單位
臺端 稱呼對方 上級對下級(如:機關對屬員或人民)時使用  
鈞長、鈞座 稱呼對方 下級對上級,彼此之間有隸屬關係時使用  
先生、女士 稱呼對方 機關單位對人民使用  
稱呼自己 機關單位自稱時使用 本部、本院
稱呼自己 屬員對長官或下級對上級自稱,彼此有隸屬關係時使用  
  • 祝頌語
    公函信件不一定要寫上祝頌語,而是依照用途跟目的而定。通常求職、申請、致謝為目的的公函信會寫上祝頌語,投訴信則不會。簡單來說,公函的祝頌語可依照寫信的目的與態度,來決定是否要書寫,如果你想表示比較堅決強硬的態度,沒有寫祝頌語也無妨。

如要寫上祝頌語,公函的祝語可以緊接著正文撰寫,也能在另一行空兩格書寫;頌語則一定要在另一行空兩格書寫。

  • 署名
    由於公函是正式文件,建議寄信人要寫上全名,也可寫上寄信人的機構和職稱。當然,如果是私人名義寄信,光單憑全名不容易知道來信人是誰的場合,也可以寫下自稱的名份、所屬機構名稱和啟告語。例如:○○單位(本名)敬上、會員(本名)啟
  • 日期
    與私函不同的是,公函的日期都需要另行頂格書寫。日期也需要依序寫上年份、月份、日期,順序不得顛倒,或是缺少(只留年份+月份,或是月份+日期的方式都不正確)

後稱式公函

後稱式公函
  • 發端語 + 正文
    不直接稱謂對方,而是以「發端語」作為開頭,之後就接續撰寫公函的正文。發端語分別有兩種:致信時寫「敬啟者」,回信時寫「敬覆者」。
  • 結束語:此致
    不同於前稱式公函,後稱式的公函書信,在正文之後會續接「此致」來作結,在結束語之後才會寫下收信人的職銜、姓名。此致的意思代表:寄信人要表達的事情到此結束,只有後稱式公函信才會用到結束語。
  • 署名
    由於公函是正式文件,建議寄信人要寫上全名,也可寫上寄信人的機構和職稱。當然,如果是私人名義寄信,光單憑全名不容易知道來信人是誰的場合,也可以寫下自稱的名份、所屬機構名稱和啟告語。例如:○○單位(本名)敬上、會員(本名)啟
  • 日期
    與私函不同的是,公函的日期都需要另行頂格書寫。日期也需要依序寫上年份、月份、日期,順序不得顛倒,或是缺少(只留年份+月份,或是月份+日期的方式都不正確)

公函與私函差異

圖片來源:pixabay

可以看出私函與公函因為寫信的對象與目的不同,書信格式和規範上也有不少差異。簡單來說,私函是根據私人目的寫給較熟識的親朋好友,雖然稱謂語、應酬語等七個部分都需要寫上,但整體來說,內文的形式可以更自由地書寫,也能帶入較多感情;公函則是「代表著機關單位的身分」執行公務或商務的溝通使用,因此撰寫正文時更要以「清楚明確」跟「簡單扼要」為原則,內容較多時也可採用分段書寫來表明目的。考生練習DSE的公函書信寫作時,可以照著「重理大於情」的原則,採論說文方式撰寫。關於私函與公函的更多差異我們整理如下表,建議考生只要記住私函與公函在撰寫用途上的差異,便能知道撰寫要領為何。

  私函 公函
撰寫目的 私人用途 公務或商務用途
稱謂語 需要
修飾語+姓名+身分(依輩分可省略修飾語或身分)
需要
按格式而定,可採後稱式或前稱式
開首應酬語 需要
表達關心的一句話語,串接正文前使用
可省略
正文 需要
依照欲提及內容來撰寫,撰寫內容無大忌諱
需要
照公務商討內容撰寫,之外的事(私人事情)勿寫入
結尾應酬語 需要
表達對收信人的期盼或等候回覆時使用,作為正文的收尾
可省略
或可使用「謹此敬告」、「專此」作結
祝頌語 需要
表達對收信人的祝福與問候
不一定需要
視信件的用途、語氣態度而定
署名 需要
自稱 + 姓名 + 啟告語 (啟告語可以省略)
需要
自稱+姓名+啟告語(自稱與啟告語可省略),建議寫全名
日期 需要
留下日期的格式沒有太大限制
需要
需要依照年份、月份、日期的順序寫下日期

書信常用詞彙

圖片來源:Freepik

撰寫中式書信時,需要考量寄信與收信人的關係與輩分來選用正確的詞語,以免弄錯貽笑大方。不過現代這些詞語已經很少用在我們的對話當中,不加以練習的話,確實挺容易混淆。建議考生想要正確使用書信用語的話,就先熟記以下介紹的稱謂語、祝頌詞等常用詞彙吧!

稱謂語

稱謂語是寄信人對收信人的稱呼,在使用上有3個大原則可記住,包含:

  1. 稱呼他人長輩、晚輩時,使用「令」+關係。例如:令尊、令堂。
  2. 稱呼自己長輩,或是比自己年長的平輩,使用「家」+ 關係。例如:家父、家姊。如長輩已歿,則改為「先」+ 關係。例如:先父、先母。
  3. 稱呼自己的平輩,或是比自己年幼的平輩時,使用「舍」+ 關係。例如:舍弟、舍妹。

在DSE考試中,還有其他幾個常見稱謂語可參考下表:

常用稱謂語 關係(詞語意思)
賢喬梓 稱呼對方父子
愚父子 自稱父子
賢昆仲 稱呼對方兄弟
賢昆玉 稱呼對方兄弟
愚兄弟 自稱兄弟
賢伉儷 稱呼對方夫妻
愚夫婦 自稱夫妻

提稱語

提稱語接在稱謂語之後,例如:父親大人膝下,當中的「膝下」即提稱語。提稱語有「請示收件人讀信」的用意所在。

適用對象 適用的提稱語
父母(或祖父母) 膝下、膝前
一般長輩 尊鑒、尊前、尊右、賜鑒、鈞鑒
師長 尊鑒、尊前、函丈、講座、壇席
平輩 大鑒、惠鑒、台鑒、左右、足下
晚輩 如握、如面、如晤、知悉、青鑒、青覽
政界 鈞座、台座、台鑒、勛鑒
君界 鈞座、鈞鑒、麾下
教育界 撰席、講座、座右、塵次、有道

祝頌語

多用於私函,表達寄信人對收信人的祝福與關懷使用,一樣會依照輩分使用上有所差異,可參考下表。

適用對象 適用的祝頌語
父母(或祖父母) 叩請 金安、敬請 金安、敬請 福安
一般長輩 恭請 鈞安、敬頌 崇祺、敬請 崇安
師長 敬請 道安、恭請 誨安
平輩 順頌 時綏、順頌 時祺、敬請 台安
晚輩 順問 近祺、即頌 刻好、順問 近好
政界 恭請 鈞安、敬請 勛安
君界 恭請 麾安、敬請 戎安
教育界 即頌 文祺、敬請 學安

署名末啟詞

寫在署名之後的用詞,讓收信人得知誰寄信。例如:兒○○叩上,當中的「叩上」即為署名末啟詞。通常現代書信只要寫上自己的姓名即可,自稱與署名末敬詞可省略。但如果要寫自稱的話,記得字體上挑略小且偏又書寫。如果要寫上末敬詞,也一樣需要依照輩分關係來使用,可參考下表。

適用對象 適用的末啟詞
父母(或祖父母) 敬稟、叩上
一般長輩 敬上、謹上
師長 敬上、謹上
平輩 謹啟、敬啟
晚輩 示、手書

中文書信常見錯誤與注意事項

圖片來源:Freepik

雖然和古時候相比,現代人撰寫中文書信時已經沒有這麼嚴苛的規矩要遵守了。不過撰寫中文書信依然要合乎禮節,才不會顯得失禮。另一方面,DSE中文卷三也曾經以撰寫中式書信作為寫作考題,對於正在準備DSE的考生來說,這部分也需要實際演練,才能增加書信寫作的熟練度。以下整理出撰寫中文書信時的基本注意事項與常見錯誤,如果你準備DSE的考生,建議更要留意書信撰寫的注意事項,才不會在關鍵時刻出差錯。

中文書信撰寫基本注意事項

  • 開頭的稱謂語要寫在第一行頂格書寫,以示尊敬。
  • 寫信給長輩時,「平抬」必須換行頂格書寫,「挪抬」時,在長輩前空一格。如:「吾師」、「吾兄」
  • 書信應避免一行一字,一頁一行
  • 人名或字號,要在同一行書寫,不可拆開來
  • 在私函署名時通常只寫名,不寫姓;但對於關係較疏遠之人,署名可以用連名帶姓來撰寫,尤其其撰寫公函信時請以連名帶姓署名為宜。
  • 書信正文內容較多時,可以分段撰寫。公函的正文如有需分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。而機關全銜、受文者、本文等應採用大字體,以呈現醒目效果。

撰寫中文書信的5大常見錯誤

常見錯誤1:以「中英夾雜」的方式撰寫上款

或許是現代書寫英文email的場合與機會變多了,在撰寫正式的中文書信時,許多人會不小心用中英夾雜的方式來書寫,尤其在撰寫上款時這樣的錯誤特別多。英文email常見的寫法是:「Dear ○○○ Sir/Madam, 」直譯為「致親愛的○○○ 先生/女士」。但如果撰寫中文書信時,比照這樣的概念去寫上款,就會有幾錯誤的地方,整理如以下:

  • 中文書信的稱謂語,前面不要添加任何字,例如:「致」、「給」
  • 中文書信的稱謂語之後接的標點符號,請使用冒號(:),而不是英文書信的逗號(,)
  • 收信人如果是長輩,就不宜直呼姓名,也可以使用尊稱表達尊敬。例如:敬愛的王老師
  • 如撰寫前稱式公函,可依照收信人的身分,在姓名後加上知照語。例如:台鑒、雅鑒、道鑒

依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:

錯誤:致維景灣畔物業管理黃女士,
✔️ 正確:維景灣畔物業管理黃女士雅鑒:

常見錯誤2:公函的日期不合乎規範

一般來說,撰寫私函郵件時,日期沒有嚴格要求要如何撰寫。不過撰寫公函郵件時,日期就必需按照「年份、月份、日期」的順序來撰寫,並且記得要要另啟一行頂格書寫,才是正確的寫法。此外,也建議統一日期寫法,一律使用中文字撰寫。中英夾雜的方式像是「2021年9月18日」相對的沒有這麼正式,在撰寫正式公函時請留意。

依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:

錯誤:七日六月二○○九年
✔️ 正確:二○○九年六月七日

常見錯誤3:前稱式與後稱式公函的格式搞錯

公函的格式有分成「前稱式」與「後稱式」兩種,一般來說以「後稱式」的寫法是最正式的。兩者之間的差異在於前稱式會在信件的上款稱呼收信人;而後稱式則是一律以「敬啟者」等發端語作為開頭,將收件人的職銜與名字放在結束語的下一行,頂格書寫。

無論哪一種寫法,公函信件內一次只會出現一次「稱謂語」。但有許多人在公函信件開頭稱呼對方,在結束語之後又寫上收信人職銜與姓名,等於是混合了前稱式與後稱式的寫法,收信人的名字出現了兩次,實際上卻沒有這種寫法,請特別注意。

依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:

  • 錯誤範例
  • 正確範例

常見錯誤4:祝頌語位置寫錯

祝頌語是許多人撰寫中文書信感到頭痛的部分。許多人經常忘了將頌詞空一行,或是撰寫後稱式公函時,在此致之後又添加祝頌詞,實屬畫蛇添足一舉。其實祝頌詞又可以細分成「祝詞」與「頌詞」。兩者撰寫的位置與寫法分別為以下:

  • 祝語:有兩種寫法。可以緊接著正文寫,或是在下一行空兩格的位置寫上祝福語。
  • 頌語:只有一種寫法,一定要另起一行頂格書寫。

此外,撰寫公函時如果上款挪到信末(撰寫後稱式公函),祝頌語就不需要撰寫。一般來說,公函為了表達正式嚴肅的語氣,所有的祝頌詞其實都可以省略不寫。

依照中文書信格式,來比照一次正確與錯誤的範例:

  • 錯誤範例
  • 正確範例

常見錯誤5:正文內的稱謂沒有替換

很多人熟記了稱謂語、祝頌語、結尾敬語等用詞,卻忘了如果要撰寫公函,或是比較正式的中文書信,正文內的稱謂也要記得替換,才能正確的表達你對收信人的敬意。以下列出常見的稱謂替換用語,也可參考在公函書信格式整理的表格。其實有些用語至今我們依然會使用,不會難記,只要考生稍加留意並經常使用,都能寫出合乎禮貌且充滿敬意的正式書信。

  • 稱呼對方:您、先生、台端、閣下
  • 稱呼自己:我、本人
  • 稱呼對方機構:以「貴」+ 機構的方式撰寫,「貴」字前須空一格,以示尊重。例如:貴公司、貴校、貴廠
  • 稱呼自己機構:以「敝」+ 機構的方式撰寫。例如:敝公司、敝校、敝院
  • 稱呼對方的意見:高見、偉論
  • 稱呼自己的意見:愚見、淺見

書信範例

看完中文書信格式和規範,是否你也掌握到了中文書信格式的技巧了呢?像是我們平常會使用到的私函信件,就是個人名義書寫,因此在用語方面需要依照雙方關係,寫出正確的稱謂語、應酬語等用詞,正文可以重情大於理;公函則代表公家機構撰寫,寫信是為了商討事宜,因此正文內容要重理大於情,格式上又分成「前稱式」跟「後稱式」,稱呼別人的用語也跟私函有所不同。

DSE的考生看完上述介紹,想打鐵趁熱加緊練習書信寫作的話,可以參考更多私函與公函信件的範例,並實際練習書寫!以下也提供幾個完整的私函、公函的書信範例,並附上歷屆DSE中文卷三的考題讓考生練習!

私函信件撰寫範例1

圖片、文字來源:香港特別行政區政府教育局網站

私函信件撰寫範例2

圖片、文字來源:玩FUN华文

公函信件撰寫範例1 – 前稱式

圖片、文字來源:香港特別行政區政府教育局網站

公函信件撰寫範例2 – 後稱式

圖片、文字來源:香港特別行政區政府教育局網站

書信格式隨堂考

書信也是階段考試中最常出現的考題之一。由於正式書信有許多用語、書寫位置、格式,也能從中變化出許多類型的考題,考驗學生對於書信格式的理解程度與運用程度。以下整理一些書信考題與相關的資源,建議準備DSE的考生可先從以下5個題目先小試身手,檢視一下自己目前對書信格式的理解程度如何。

書信考題類型1:撰寫公開信

題目:香城中學「走出教室學習日」即將舉行,請以學生會「學習日工作小組」主席寧樂行的身分,撰寫公開信一封,向全體同學介紹走出教室應有的學習態度,並指出與該態度相呼應的活動,然後說明該態度對於走出教室學習的重要性;再選擇其中一種認識香城漁村文化的活動行試,舉出兩個原因,加以論證。(全文不得少於500字,標點符號計算在內,並須用書面語撰寫。)

題目來源:2018年DSE中文卷三示例下載

書信考題類型2:撰寫公函信件

題目:試以爾雅中學圖書館學會主席潘悅悅的名義,撰寫書信一篇,向校長李樂陶會報本學年圖書館周的特色,以及與特色相呼應的活動,並分別說明這些活動如何吸引同學閱讀,再選擇其中一個推薦書單,舉出推介該書單的兩個原因,並加以論證。(全文不少於500字,標點符號計算在內,並須用書面語撰寫)

題目來源:2016年DSE中文卷三示例下載

書信考題類型3:辨別書信用語 (非DSE考題類型)

練習題:試分辨下列的人士該用甚麼知照語。

知照語對方身份
1. 鈞鑒( )A. 師長、宗教界
2. 尊鑒( )B. 部門主管、政界
3. 懿鑒( )C. 高年女性
4. 台鑒( )D. 一般尊長
5. 道鑒、道席( )E. 一般情況

題目來源:香港理工大學公函書信考題

書信考題類型4:語體文與文言用語之間的轉換 (非DSE考題類型)

練習題:撰寫公函信件時,請將白話文轉換成文言用語。

語體文 文言用語
1. 剛剛看到報紙
2. 你的來信收到了
3. 深深感到抱歉
4. 如果得到你的答應
5. 非常感激
6. 希望你能告訴我
7. 希望你能回覆
8. 希望你能原諒

題目來源:香港理工大學公函書信考題

書信考題類型5:辨別書信格式 (非DSE考題類型)

練習題:分辨下面兩封信的格式有何不同

題目來源:香港理工大學公函書信考題

書信考題、DSE中文卷三歷屆試題資源下載

從上述變化多端的考題可以得知,考生如果只是死背這些書信用語,在轉換文言用語的部分就不容易拿下分數。建議想在DSE中文科拿下高分的學生,如果想要靈活使用這些用語,就要勤做書信考題,也要多用書面語實際撰寫作文,才能加深你對這些格式與用語的熟練度。以下整理一些書信考題,以及DSE歷屆中文卷三的書信寫作試題讓大家練習。

DSE中文書信考題奪分要訣:平時多撰寫書信語

圖片來源:pixabay

看完上述介紹的中文書信格式規範,對於書信寫作是否更有概念了呢?雖然中文書信該記住的格式、用語繁多,但有些格式至今我們都曾使用過,而且相對於過去,很多嚴謹的規範已經沒有這樣嚴格要求了。考生只要謹記這些用語並常常練習,基本上都不會失分。

不過,也提醒正在準備DSE中文科的考生,書信寫作題目可不是只有撰寫一般的私函書信而已。近年來尤其在中文卷三,舉凡覆函、投訴信、公開信、自薦信等各種類型的書信也列入DSE中文考題。考生不僅要熟記上述的書信格式和用語,更要懂得在這些規範之下,因應不同的書寫目的,寫出邏輯清晰、語句通順,具有個人論證的正文,才是在中文卷三拿下高分的關鍵。

建議考生可以從DSE中文的歷屆試題,或是針對不同的書信主題多練習,再找老師或中文家教批閱。透過不斷練習,能夠靈活運用上述的書信格式和用語之外,也能強化你透過文字論證、整合和表達組織的能力,更能在變化多端的書信考題裡,穩穩拿下分數!

全文參考自:香港教育局

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